meetup 151 イベント前対応

[kiyohara]

イベント概要の決定

• 日程を決定する
• 内容を決定する
• テレカンツールを決定する

テレカンツール準備

• テレカンツールでイベント用のスペースを予約する ... (後述)

Slack 準備

• Slack に専用チャネルを作成する ... (後述)

申し込みページを作成する

• Doorkeeper イベントを未公開状態で作成 ... (後述)
• meetup ページ PR を作成 ... (後述)
• meetup ページを公開 ... (後述)
• Doorkeeper イベントを公開

告知活動を行う

• イベント日をカレンダーに登録する ... (後述)
• Doorkeeper 告知メール ... (後述)
• Buffer(Twitter, Facebook, Mastodon) ... (後述)
• ruby-jp slack ... (後述)

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手順補足

テレカンツールの利用について

• 多くの場合は Zoom を利用していますが、参加者数と時間制限の関係から有料アカウントが必要となっています
  • 直近では kiyohara が発行担当となっています

Slack 準備

• チャネルの名前は meetupXXX としてください
• Zoom などのテレカンツールを利用する場合は Topic に URL を設定してください

Doorkeeper イベントの作成

• Doorkeeper でイベントを作成する際は直前のイベントの内容をコピーして流用してください

• meetup ページ URL は公開予定となるものを先行的に設定してください
  • https://meetup.kzrb.org/XXX/

meetup ページの作成

• https://github.com/kanazawarb/meetup/ を編集して meetup ページ毎に PR を作成してください
• assignee として自分自身を設定してください
• reviewer として kanazawarb/reviewers を選択してください
  • 実際のユーザーがランダム選出されます
  • この自動選択の結果によらず「誰でもレビューしてかまわない」です
  • reviewer は approve した際にはそのまま merge してください(公開されます)
• レポート作成補助ツールを使うとレポートの枠組みを作成してくれます
  • https://github.com/kanazawarb/meetup/ を checkout して $ bundle exec rake meetup:gen_index コマンドを使用

カレンダー登録について

• Google Calendar のイベントとして登録します
  • イベント名は meetup #NNN のようにしてください
    • 内容について記述できる場合は上記イベント名の後ろに - (内容) のように追加してください
    • 例: meetup #150 - オンラインもくもく会

Doorkeeper 告知メールについて

• 三つのメールを設定します

1. イベント作成時にデフォルトで案内される「告知メール」をそのまま送信してください

   • 内容は一切変えずにそのまま送信してください

2. イベント作成時にデフォルトで作成されている「リマインドメール」はそのまま維持してください

   • イベントの前日に「送信予約」となっているメールです
   • 触らずそのままにしておいてください

3. 追加で「再告知メール」を送信予約してください

   • 「新規メッセージ作成」から新しくメールを作成してください
   • 「宛先」は「イベントに未登録のメンバー」
   • 「件名」はデフォルトの文字列の先頭に [再告知] と追加してください
   • 「メッセージ」は空欄のままでよいです
   • 「イベント内容を追加する」はデフォルトのままチェックをいれておいてください
   • 「プレビュー」を押したあと「送信予約」を押して適当な日付、時間を設定してください
     • 通常の運用では「イベント前々日の 11:55」を指定します

Buffer での告知について

• kanazawarb アカウントを利用して設定してください

  • ID/Password は 1Password で管理されています

• 三つの告知を設定します

1. イベント公開時すぐに告知する
   • 例

Kanazawa.rb meetup XX を20XX年X月X日(土)に開催します。内容は「意識高いもくもく会」。各自で目標を設定する自主勉強会をオンラインで開催！(イベントページ参照)

#kzrb

https://meetup.kzrb.org/XX/

2. イベントを実施する週の日曜日(6日前)
   • 時刻はいつでもよいが 11:55 あたりを指定することが多い
   • 例

Kanazawa.rb meetup XX は今週末の20XX年X月X日(土)に開催。内容は「意識高いもくもく会」。各自で目標を設定する自主勉強会をオンラインで開催！(イベントページ参照)

#kzrb

https://meetup.kzrb.org/XX/

3. イベント前々日
   • 時刻はいつでもよいが 11:55 あたりを指定することが多い
   • 例

Kanazawa.rb meetup XX はいよいよ明後日20XX年X月X日(土)。内容は「意識高いもくもく会」。各自で目標を設定する自主勉強会をオンラインで開催！(イベントページ参照)

#kzrb

https://meetup.kzrb.org/XX/

ruby-jp slack での告知について

• #kanazawarb というチャネルがあるのでそこでアナウンスを実施してください
• 内容は meetup ページへのリンクがあればどのようなものでもかまいません
• 例

Kanazawa.rb meetup XX を20XX年X月X日(土)に開催します。
内容は「意識高いもくもく会」。
各自で目標を設定する自主勉強会をオンラインで開催！(イベントページ参照)

https://meetup.kzrb.org/XX/

[kiyohara]

日程: 2025/03/15(土)
内容: オンラインもくもく会
テレカンツール: Zoom

Slack のチャネル作成も合わせて実施

Zoom URL は @kiyohara が発行済みで、Slack の meetup151 の topic に設定済み

[kiyohara]

カレンダーも登録 done

https://calendar.google.com/calendar/event?action=TEMPLATE&tmeid=XzhjcGoyaGEyNmQyNDZiYTM2cDJrMmI5azcxMms2YjlvODRxNGFiOWc2OHJqNGg5bTg4cmo4ZWE1NjQgYjViaHU0bWRiNG1lMmc1ZDJlcGhkc3ZuYmtAZw&tmsrc=b5bhu4mdb4me2g5d2ephdsvnbk%40group.calendar.google.com