Hint
Im :fa:`tag` Changelog der Applikation ist die jeweilige Version und die vorgenommenen Aktualisierungen dokumentiert. Bei einem Release/Update wird die Datenbank jeweils für kurze Zeit gesperrt, gewartet und mit neuen Funktionen ausgestattet. Hier werden die jeweils wichtigsten Veränderungen für Jungwacht Blauring erwähnt.
| Release | Datum | Art des Releases |
|---|---|---|
| 1/24 | Di, 09. Januar | Quartalsrelease |
| 2/24 | Di, 2. April | Quartalsrelease |
| 3/24 | Di, 2. Juli | Quartalsrelease |
| 4/24 | Di, 01. Oktober | Quartalsrelease |
Release-Kommunikation von Hitobito:
Mit diesem Release wird Puzzle/Hitobito jubla.db Umgebungen auch auf eine neue Hosting-Platform migrieren. Aus diesem Grund wird der Unterbruch der Umgebungen diesmal länger dauern. Es ist mit Unterbrüchen zwischen 30-60 Minuten zwischen dem 1. und 3. Oktober zu rechnen.
Für die jubla.db sind Unterbrüche an folgenden Daten geplant: Dienstag, 01.10.2024: ca 30 min während Büroöffnungszeiten für den Release.
- Anlässe: Bemerkungen werden automatisch gelöscht
Die Bemerkungen einer Anlassteilnahme werden ab sofort nach einer gewissen Zeit automatisiert gelöscht. Mit diesem Release wird der Wert auf 5 Jahre (60 Monate) gesetzt und betrifft somit lediglich Daten, welche bereits verjährt sind. Mit einem folgenden Release ist geplant diesen Wert auf 13 Monate zu senken. Damit muss sich eine Schar oder Event-Administration nicht mehr darum kümmern, ob nicht notwendige oder nicht legitimierbare Daten unbeschränkt aufbewahrt werden.
- AHV-Nummer neu im Event (Lager, Kurse, Anlässe)
Die AHV-Nummer kann neu mit der Anlassanmeldung (Lager, Kurs) gemäss Einstellungen (zwingend, optional, ausgeblendet) erhoben werden. Für Unterstützungsgelder von Jugend+Sport (das Förderprogramm des Bundesamts für Sport BASPO) werden in der jubla.db Daten erhoben und mit dem BASPO in der Nationale Datenbank Sport (NDS) geteilt. Für die datenschutzkonforme Erhebung und Speicherung der AHV-Nummer wird diese nur noch für den Anlass gespeichert und wird zukünftig aus den Profil-Informationen verschwinden. Die NDS übernimmt die zentrale Rolle für die Speicherung der AHV-Nummer und kann Daten bereits bekannter Profile ergänzen.
- Kursadmninistration: Neue Standard-Fragen
Für Kurse wurden die Standard-Fragen aktualisiert. Sie können neu über die Einstellungen (zwingend, optional, ausgeblendet) gesteuert werden. Weiterhin ist es natürlich möglich, eigene oder angepasste Fragen zu verwenden. In bestehenden Kursen wird empfohlen, die zusätzlichen Standard-Fragen auszublenden und die bestehenden Fragen nicht zu löschen, um die Antworten der angemeldeten Profile nicht zu verliehren.
Release-Kommunikation von Hitobito:
- Adresse, Hausnummer, zusätzliche Adresszeile
Neu gibt es zwei separate Felder für die Strasse und die Hausnummer (früher Adresse, neu Zahlungsverkehrsstandard ISO20022). Diese Änderung geht bei den meisten Adressen automatisch. Es kann Aunsahmen gehen, in denen das Profil manuell aktualisert werden muss. Im Feld zusätzliche Adresszeile können zusätzliche Adressangaben untergebracht werden. Es wird empfohlen, sowohl das Feld Strasse wie auch die Hausnummer als Pflichtfeld für Events (Kurse, Lager, Veranstaltungen, NDS-Import) oder Mitgleiderverwaltung/Zahlungsiformationen festzulegen.
- Haushalt
Profile (und deren Adressen) können in einem Haushalt im Tab "Info" von einem Profil zusammengefasst werden. So können Haushalte/Familien usw. insbesondere bei Birefversänden effizienter angeschrieben werden.
- Personenfilter
Der Personenfilter kann neu etliche neue Filtermöglichkeiten in denen Rollen, Qualifikationen und deren Status (gültig, ungültig, reaktivierbar, etc.) möglich ist.
- Anhänge (PDF) für Anlass-Teilnehmende
Bei Anhängen zu Events (Anlass, Kurs, Lager) kann neu definiert werden, für wen diese sichtbar sein sollen. Sie können für das Leitungsteam, das Leitungsteam & Teilnehmende, oder Global für alle sichtbar sein.
- Kontaktrelevanz von Fachgruppen-Mitglieder
Kontaktrelevanz gilt weiterhin für Vorstand-Aufgaben und deren Rollen. Einzig die Mitglieder von Fachgruppen der nationalen Ebene sollen (weiterhin) Kontaktrelevanz (:contact_data) haben, da sie auch als Mitglieder dieser Fachgruppe gegenüber dem Verband auftreten und somit in diesem Kontext eine Vorstand-Aufgabe innehaben. Mitglieder von nationalen Fachgruppen sollen sich als als kontaktrelevant markiert, mit allen anderen Menschen mit kontaktrelevanten Rollen sehen und mit ihnen im Austausch stehen können. Mitglieder in Fachgruppen werden durch den Vorstand gegenüber dem Verband vertreten und vernetzt.
- Sichtbarkeit “Schwestergruppen”
Die Sichtbarkeit (Exportierbarkeit) von “Schwestergruppen” (Scharen in der gleichen Region) wurde gemäss geltenden Statuten und Datenschutzbestimmungen angepasst und den Rollen und Berechtigungen (Hitobito Standard) angepasst. Wie bisher ist jeweils die übergeordnete Ebene für die Koordination der darunterliegenden Gruppen/Ebenen zuständig. Scharen finden in Handbuch Informationen, wie eigenständige Scharen (zum Beispiel Jungwacht und Blauring) einen gemeinsamen Anlass oder zusammen Mitglieder in beiden Vereinen verwalten können.
- Nextcloud
Die technische Grundfunktion wurde erweitert, damit eine Nextcloud-Instanz die Eben und Rolle mit einem Login mitgibt. Auf Seiten Nextcloud können diese Informationen für Berechtigungen und Rollen genutzt werden. (Produktiver Einsatz noch nicht empfohlen).
Release-Kommunikation von Hitobito:
- Geschlecht
Die Geschlechteroptionen in unserer Datenbank: In der jubla.db stehen drei Geschlechteroptionen zur Auswahl: weitere/kein, weiblich und männlich. Mehr dazu: https://jubladb-handbuch.readthedocs.io/de/latest/qa.html#geschlecht-gender
- Datenschutzerklärung
Der Text für die Datenschutzerklärung und Consent in der jubla.db wurde angepasst. Jede Schar/Gruppe kann bei Bedarf ihre eigenen Besimmungen in den Seiten-Informationen hinterlegen.
- Hauptgruppe (für Profil)
Die Hauptgruppe für aktive Rollen im Profil kann wieder gesetz werden und wird wieder mit dem Stern-Symbol im Profil angezeigt.
- Event-Bemerkungen
Das Feld Bemerkungen (Allgemeines, Gesundheitsinformationen, Allergien, usw.) in Anlässen/Lagern/etc. kann neu in der Spaltenauswahl angezeigt und exportiert werden.
- Qualifikationen
Qualifikationen werden neu zusätzlich im Verlauf einer Person aufgeführt. Qualifikationsarten haben neu eine Einstellung für erforderliche Ausbildungstage, welche für eine erfolgreiche Verlängerung erreicht werden müssen.
- Abos
Auf Abos gibt es neu die Option, dass nur definierte Personen sich selbst für ein Abo an- oder abmelden können. Auch gibt es die Option zu definieren, ob nur eine an- oder nur abmeldung möglich ist. Es wird empfohlen, seine Abos zu überprüfen und entsprechend zu aktualisieren oder nicht mehr verwendete Abos zu löschen.
- Kurse
Ist bei Kursen die Freigabe aktiviert, werden E-Mails an den Scharleiter wieder korrekt versendet.
Release-Kommunikation von Hitobito:
- Elternzugang
Seit dem Release ist die technische Grundlage bereit um in der Datenbank Eltern oder Erziehungsberechtigte so zu erfassen, dass sie Zugriff auf ihre Kinder haben. Dank dieser Funktion ist eine Einsicht in die Daten der Kinder und deren Anmeldung zu Anlässen, Kursen und Lagern möglich. Eltern benötigen ab jetzt nur ein Profil (und eine E-Mail-Adresse), um mehrere Kinder verwalten zu können.
- Nextcloud
Die jubla.db besitzt nund die technische Grundfunktion, damit sich Profile aus der Datenbank direkt in eine Nextcloud-Instanz im Besitz einer Ebene (Schar/Verein) anmelden kann.
- Frontend-Toolkit Bootstrap 5
Das Frontend-Toolkit Bootstrap wurde von der Version 2 auf 5 aktualisiert. Die Darstellung (Frontend) der Applikation profitiert davon.
- Ruby 3.0
Mit diesem Release erfolgt ein Upgrade auf Ruby 3.0. Es hat keinen Einfluss auf das Verhalten oder Funktionen der jubla.db, ist eber für die Sicherheit und Zukunftskompatibilität wichtig.
- Gruppen/Schar-Tab "Einstellungen"
Der Tab "Einstellungen" auf Ebene Schar/Kanton/etc. wurde entfernt und die Optionen (Briefe/SMS-Provider) sind neu in der Bearbeitungsansicht der Gruppe unter dem Tab "Abos".
- Seite für Selbstregistrierung
Neu gibt es für die Schar (Gruppen) mit aktivierter Selbstregistrierung eine Seite, über welche sich auch eingeloggte Personen in der Gruppe einschreiben können. Menschen ohne Profil wird weiterhin die bisherige Seite für eine externe Registrierung angezeigt.
- Zugriffs Ansicht im Tab Sicherheit
Der Sicherheits-Tab eines Profil kann neu die Gruppen und Rollen auflisten, welche Zugriff auf einem haben.
- Abos einfacher zuweisen
Auf der Personen-Listenansicht können neu via Multiselekt Personen als Abonnenten einem Abo hinzugefügt werden. Abos können so einfacher und schneller erstellt oder verwaltet werden.
- Datenschutzerklärung pro Ebene
Neu kann auf einer Ebene eine Datenschutzerklärung (DSE) hinterlegt werden. Diese muss, falls vorhanden, bei der Selbstregistrierung, dem Anmelden bei einem Anlass/Kurs oder dem Hinzufügen einer Person auf einer Gruppe akzeptiert werden um fortzufahren. Informationen zum Datenschutz im jubla.netz: https://jubla.atlassian.net/l/cp/FgNbRw1v
- Export gemäss BSV-Regeln
Der BSV-Export berücksichtigt jetzt gemäss den neuen BSV-Regeln alle Personen unter 30 Jahren (statt wie zuvor nur zwischen 17 und 30 Jahren).
- Kursfilter
In der Kursübersicht in der Datenbank können die Kurse neu gefiltert werden. Standardmässig werden die Kurse des eigenen Kantons und der nationalen Ebene angezeigt. Die ausserkantonalen Kurse sind via DropDown auffindbar, die Suche nach alternativen Kursangeboten wird einfacher. Wer den Kurs durchführt, ist neu in der Übersicht direkt sichtbar. Weiterhin ist die Sichtbarkeit von Kursen und Veranstaltungen über die Option "Anlass ist für die ganze Datenbank sichtbar" einstellbar.
- J+S Reaktivierung von Qualifikationen
Das Bundesamt für Sport BASPO hat Änderungen an der Reaktivierung von Qualifikationen vorgenommen, der Status “weggefallen archiviert” wurde aufgehoben (Siehe hier). Die Datenbank kommt nun mit diesen neuen Bedingungen zurecht. Die Vorbedingungen einer Kursart können deshalb neu als "Muss gültig sein" oder "Muss gültig oder weggefallen sein" deklariert werden. Wenn die Vorbedingung gültig sein muss, verhält es sich wie bisher, bei gültig oder weggefallen muss der*die Teilnehmer*in die Qualifikation der Vorbedingung besitzen oder jemals besessen haben. Dies gilt unabhängig von der Gültigkeit oder Reaktivierbarkeit der besagten Qualifikation.
- Rollen in Kursen und deren Qualifikationsverlängerung (NDS)
Im Dezember 2022 wird die neue Nationale Datenbank für Sport (NDS) ihren Betrieb aufnehmen. Für die korrekte Übertragung der Qualifikationsverlängerungen sind nun Anpassungen an den Rollen notwendig. Die Rolle «Kurshelfer*in» ist neu für Personen vorgesehen, welche mindestens 6h Kadertätigkeit ausüben. Die Rolle «Referent*in» für weniger als 6h Kadertätigkeit. Im Bereich «Qualifikationen» sind deshalb neu nebst Hauptleitung und Leitung auch «Helfer*innen» aufgeführt. Ihnen können nun auch die Qualifikationen verlängert werden.
- Berechtigungen der Rolle Coach angepasst
Die Rolle «Coach» kann neu neben der Hauptleitung (Lagerleitung) und Leitung ebenfalls die Lager-Teilnehmenden-Liste exportieren (CSV Datei SPORTdb/NDS) und gemäss Vorgaben verwenden.
- Wer ist wo im Lager
Die kantonalen/regionalen Arbeitsstellen und die nationale Geschäftsstelle haben über ein neues Modul “Lager” eine Übersicht über die Lager in ihrer jeweiligen Ebene, sofern das Lager als “sichtbar” angelegt wurde. Die Möglichkeit zur Koordination oder Unterstützung wird so unterstützt.
- Personentab Sicherheit
Berechtigte Personen, wie zum Beispiel die Scharleitung, können den Personentab für Sicherheit und Datenschutz verwenden.
- Gruppen-Kalender
In den Einstellungen jeder Gruppe lassen sich neu Kalender-Feeds einrichten. So können Anlässe, Kurse, Jahrespläne etc. im eigenen Kalender (z.B. in deinem Smartphone-Kalender oder im Outlook) eingebunden werden. Das Smartphone oder die Applikation muss dazu die Funktion «Importieren oder Abonnieren eines Kalenders per URL» haben. Rollen mit Start- und Enddatum Rollen können beim Erstellen und Editieren neu ein Start- und Enddatum erhalten. In der Zukunft liegende Daten passen dann die Rolle automatisch an. Beim Planen darauf achten, dass eine Person nicht ungewollt alle Rollen verliert. Siehe auch jubla.db-Erweiterung für Ehemalige.
- Anlässe
Kontaktpersonen können sich über neue Anmeldungen per E-Mail benachrichtigen lassen. Die Option kann in den Einstellungen für einen Termin aktiviert werden. Hier lassen sich auch neu Tags für Anlässe, Kurse oder Lager setzten.
- Sicherheit
Der persönliche Zugang zur Datenbank kann optional mit einem «Time-based One-Time Password» (TOTP/2FA) zusätzlich geschützt werden. Apps wie FreeOTP von Red Hat (OpenSource), google Authenticator oder Microsoft Authenticator können den zusätzlichen Zahlencode für das Login generieren. Sichere deine Zugangsdaten so, dass du beim Verlust deines Smartphones den Zugang zur Datenbank nicht verlierst. Die Haupt-E-Mail-Adresse (wird als Login verwendet) muss zukünftig bei Änderungen bestätigt werden.
- Verlängerung der Qualifikationen parallel zu J+S
Die ausserordentliche Verlängerung der Einsatzberechtigung von J+S-Leiter*innen wird in der Datenbank bei den betroffenen Personen auf «gültig bis 31.12.2022» mutiert.
- Passwort-Richtlinie gemäss aktuellen Empfehlungen
Bestehende Passwörter bleiben unverändert gültig. Neue Passwörter müssen mindestens 12 Zeichen lang sein. Weiterhin werden keine Vorgaben für Zahlen, Sonderzeichen, Gross- und Kleinschreibung gemacht.
- Kursfilter für Kursansicht
Neu können Kurse zusätzlich nach verschiedenen Kriterien wie Datum, Gruppen, Kursart, Kurskategorie oder freien Plätzen gesucht werden.
- Sichtbarkeit von Anlässen / Kursen / Lagern
Anlässe, Kurse und Lager sind neu ans Berechtigungssystem der Benutzer*innen angeglichen und nicht mehr für alle sichtbar. Bei Bedarf kann ein Anlass weiterhin für die ganze Datenbank sichtbar gemacht werden.
- Einladungen zu Anlässen & Lagern in der Datenbank
Neu sind Einladungen zu Anlässen und Lagern möglich. Die eingeladene Person sieht dann auf der Info-Seite des entsprechenden Events eine Auswahl, um sich an- oder abzumelden.
- Teilnehmersichtbarkeit: Gegenseitige Sichtbarkeit von Teilnehmer*innen von Anlässen
Neu kann für jeden Anlass, jeden Kurs und jedes Lager separat konfiguriert werden, ob sich die angemeldeten Teilnehmer*innen gegenseitig sehen. (Standardmässig ist die Sichtbarkeit deaktiviert) Du hast Fragen oder kommst du nicht weiter? Dann melde dich bei deiner kantonalen/regionalen Arbeitsstelle.