Du kannst dir von der Scharleitung oder Kantonsleitung ein Login für die jubla.db erstellen lassen. Zusätzlich können auch Logins für die Kinder erstellt werden. Alle können mithilfe ihres Logins über das Internet auf die Datenbank zugreifen und ihre Daten verwalten. Ehemalige, welche nach ihrem Austritt weiterhin kontaktiert werden möchten, sind selbst für die Aktualisierung ihrer Daten verantwortlich.
Die Adresse zur Datenbank lautet https://db.jubla.ch.
Wenn du dich zum ersten Mal anmeldest oder wenn du das Passwort vergessen haben, klicken Sie auf den Link Passwort vergessen? unterhalb des Anmelden-Buttons.
Im nächsten Schritt die E-Mailadresse eingeben und den Button Passwort zurücksetzen klicken.
Als Benutzername bzw. Haupt-E-Mailadresse wird die persönliche E-Mailadresse genutzt.
Important
Die Mitglieder sollen mit ihren persönlichen E-Mailadressen in der jubla.db eingetragen werden. Werden sog. Funktionsadressen (z. B. [email protected]) verwendet, müssen diese Adressen später immer wieder geändert werden, wenn das Mitglied in seinem Verein die Funktion wechselt, weil sein Nachfolger die gleiche E-Mailadresse nicht eintragen kann, solange diese noch vom Vorgänger verwendet wird.
Abbildung Startseite Benutzer → Info
- Module
- In der Modulauswahl kann das gewünschte Modul wählen: Gruppen | Anlässe | Kurse | Lager | Einstellungen.
- Menü
- Im Modul Gruppen hat jede Gruppe verschiedene Menüpunkte, welche je nach Berechtigung angezeigt werden (z.B. Info, Personen, Anlässe, Kurse, Abos, Anfragen, Notizen,
Log, Gelöscht, Ausbildung, Statistik, Kursbestimmungen, Einstellungen, etc.)
- Personen haben zudem folgende Ansichten:
- Info | Abos | Verlauf | Log.
- Befehle
- Abhängig von zugewiesenen Gruppen und Rollen, stehen in den verschiedenen Modulen und Ansichten unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung.
- Suchen
- Im Suchfeld kann nach Personen, Vereinen, Verbänden, Anlässen, Kursen etc. gesucht werden.
- Abmelden
- Mit dem Abmelden-Link wird der Benutzer abgemeldet.
Logo Ein Klick auf das Logo des Vereins bzw. Verbandes führt zur Startseite des Benutzers, d.h. zur Startseite der Hauptgruppe.
- Aktive Rollen
- Übersicht über alle aktiven Rollen des Benutzers. Ist ein Benutzer Mitglied mehrerer Vereine oder Verbände, markiert ein ausgefüllter Stern die sog. Hauptgruppe. Diese kann mit einem Klick gewechselt werden.
In einem Dropdown-Menü unter dem Suchfeld werden die ersten Treffer als Live-Resultate angezeigt, d.h. sie passen sich bei jedem weiteren Buchstaben an. Klickt man auf das Lupe-Icon rechts neben dem Suchfeld, erscheint das vollständige Suchresultat. Es werden nur Resultate gefunden, auf welche der Benutzer auch Zugriff hat.
In der Ansicht Info sehen Sie -- sofern Sie die Berechtigung dazu haben -- die Personalien einer Person sowie weitere Angaben wie zum Beispiel die vom System anhand der eingetragenen Rollen berechnete Zahl der Aktivjahre. Ausserdem werden die aktiven Rollen angezeigt, wobei die Hauptgruppe mit einem ausgefüllten roten Stern markiert ist (vgl. :ref:`Abbildung_Startseite_Benutzer-Info`).
Auf Ihrer eigenen Seite -- und bei anderen Personen, sofern Sie die entsprechende Berechtigung haben -- stehen Ihnen folgende Befehle zur Verfügung:
- Bearbeiten 🔒
- Ändern der Angaben zur Person
- Löschen 🔒
- Löschen der Person
- Rechnung erstellen 🔒
- Erstellen einer Rechnung für diese Person
- Export
- Herunterladen der angezeigten Daten in verschiedenen Formaten (CSV, PDF, Excel etc.).
- Login schicken 🔒
- Dieser Befehl schickt dem Benutzer ein E-Mail mit dem Link zum setzen eines Passwortes. Fährt man mit der Maus über diesen Button erscheint die Information, ob der Benutzer bereits ein Login hat, oder nicht.
- Imitieren 🔒
- Übernehmen der Berechtigungen einer Person, d.h. Ansicht aus der Perspektive dieser Person.
(Diese Funktion steht nur ausgewählten Personen zur Verfügung und die Benutzung wird der imitierten Person kommuniziert und protokolliert)
- Passwort ändern
- Ändere dein Passwort zum Anmelden.
Auf der rechten Seite findet sich eine Übersicht aller aktuellen Rollen der Person, der zugeordneten Tags, Anmeldungen für kommende Anlässe und Kurse sowie der erworbenen Qualifikationen.
Über die Funktion 
in Kalender integrieren kann jeder Benutzer eine URL generieren, welche er in seiner Kalender.app abonnieren kann.
Auflistung, in welcher Mailingliste der Benutzer eingetragen ist.
In der Ansicht "Log" finden Sie eine Übersicht aller Gruppen → Rollen, welche die Person aktuell und in der Vergangenheit hatte. Bei vergangenen Rollen ist ein Von- und Bis-Datum vermerkt; bei aktuellen Rollen nur ein Von-Datum.
Ebenfalls werden hier die Anlässe der Person aufgelistet, zu welchen sie angemeldet ist bzw. war.
Abbildung Startseite Benutzer → Verlauf [Ansicht Rechnungen hinzufügen]
Im Log wird aufgezeichnet, wer, wann und wie deine Daten verändert wurden. Es enthält Informationen wie Datum, Uhrzeit, Benutzername und Art des Befehls, der ausgeführt wurde. Dies hilft dir den Datenzugriff zu überwachen.
In der Ansicht "Rechnungen" finden sich alle Rechnungen, welche der Person geschickt wurden.
Attention!
Diese Funktion ist nicht verfügbar.
Unter dem Menüpunkt "Info" kann für jede Gruppe eine Kontaktperson ausgewählt oder eine "Vereinsadresse" definiert werden. Je nach Gruppentyp stehen zudem weitere Angaben (Beschreibung, Korrespondenzsprache, Gründungsjahr etc.) zur Verfügung.
Abbildung Modul Gruppen → Gruppe Mitglieder → Menüpunkt Info
Im Menü "Personen" werden -- bei einem eigenen Verein -- in der Grundeinstellung alle Mitglieder der Gruppe mit einer bestimmten Funktion angezeigt. Dieser Menüpunkt ist bei fremden Vereinen nicht sichtbar.
Über den Button Spalten kann eingestellt werden, welche Angaben in der Übersicht angezeigt werden sollen. Mit den Befehlen Export bzw. Drucken können die angezeigten Daten heruntergeladen bzw. ausgedruckt werden.
Abbildung Modul Gruppen → Gruppe Mitglieder → Menüpunkt Info
Über die Funktion Weitere Ansichten können alle Personen ("Gesamte Ebene") angezeigt oder ein Filter gesetzt werden.
Beispiel: Ist die Gruppe Mitglieder eines eigenen Vereins ausgewählt, werden alle Personen dieser Gruppe angezeigt, also die Liste aller Aktivmitglieder.
Bei der Gruppe Vorstand, werden alle Personen dieser Gruppe angezeigt, also die Liste aller Vorstandsmitglieder.
Wird eine oder mehrere Personen markiert (Haken ganz links in der Liste), erscheinen weitere Befehle, mit welchen alle markierten Personen gleichzeitig bearbeitet werden können:
Unter dem Menüpunkt Anlässe werden die vom angezeigten Verein erstellten (wenn die Gruppe "Verein" ausgewählt ist) bzw. die von der jeweiligen selektierten Untergruppe erstellten Anlässe aufgelistet. Hier können sich die Mitglieder für die Anlässe anmelden, die Anlässe exportieren oder direkt in den Kalender eintragen (mit Hilfe einer iCalendar-Datei).
Auf der Ebene eines Kantonalverbands können sämtliche Anlässe des Verbandsgebiets und auf der Ebene Schweizer Blasmusikverband alle Anlässe des SBV angezeigt werden.
Wenn du regelmässig Nachrichten an die gleichen Personengruppen verschickst lohnt es sich ein Abo zu erstellen. So ist sichergestellt, dass du immer den aktuellsten Verteiler nutzt. Ausserdem ist der Versand für dich massiv einfacher.
Wie funktioniert der Versand via Abo?
- Schicke deine Nachricht einfach an die E-Mail Adresse, die du im Feld "Mailinglisten Adresse" festlegst. Die jubla.db verschickt dann eine Nachricht automatisch an alle Abonnent*innen des Abos.
Was gilt es zu beachten?
- Ist in einem Profil neben der Haupt-E-Mail Adresse weitere E-Mail Adressen hinterlegt, muss das Häckchen "Versand nur an Haupt E-Mail Adresse" deaktiviert sein, damit die weiteren E-Mail Adressen deine Nachrichten ebenfalls erhalten.
- Über Abos sollen idealerweise keine Anhänge verschickt werden. Anhänge unter 1 Megabyte sind vertretbar, Versände mit Anhängen mit mehr als 10 Megabyte werden ohne Rückmeldung verworfen und nicht versendet.
Jede Schar (Ebene) kann die manuelle Freigabe für zugewiesene Rollen für ihre Mitglieder aktivieren. Als Scharleiter*in einer Schar bin ich zuständig für die Mitglieder (und deren Daten). Die Datenbank ermöglicht es, die Zuteilung von Personen in andere Gruppen, Anlässen und Abos erst nach einer Freigabe zu ermöglichen. Damit kann eine Weitergabe von Daten gesteuert werden, sofern diese Schar zum Beispiel die automatische Weitergabe von Adressdaten an den Verband in ihren Statuten nicht freigegeben hat. Mitglieder (und deren Informationen) können so nicht von anderen Ebenen/Gremien übernommen werden.
Hier sind die unter dem Menüpunkt Info erfassten Notizen zum Verein oder zur Gruppe aufgelistet. Man sieht auch die notizen der untergruppen. Dieser Menüpunkt ist nur für Administratoren ersichtlich.
Unter dem Menüpunkt Gelöscht werden frühere, inzwischen gelöschte Untergruppen des Vereins angezeigt.
Dieser Menüpunkt ist nur für Administratoren ersichtlich. Für die technische Anbindung an Webseiten oder Apps können hier sog. API-Keys generiert werden.
Hier werden Anlässe von Gruppen, bei denen der Benutzer Mitglied ist, sowie deren Übergruppen angezeigt.
In der Kursübersicht in der Datenbank können die Kurse gefiltert werden. Standardmässig werden die Kurse des eigenen Kantons und der nationalen Ebene angezeigt. Die ausserkantonalen Kurse sind via DropDown auffindbar, die Suche nach alternativen Kursangeboten ist möglich. Wer den Kurs durchführt, ist in der Übersicht direkt sichtbar. Die Sichtbarkeit von Kursen und Veranstaltungen ist über die Option "Anlass ist für die ganze Datenbank sichtbar" einstellbar.
Hier werden Kurse von Gruppen, bei denen der Benutzer Mitglied ist, sowie deren Übergruppen angezeigt. Andere Kurse sind bei der organisierenden Gruppe zu finden.
Im Modul Einstellungen kann das Mitglied eigene Etikettenformate definieren, welche für den Druck von (Personen-)Listen verwendet werden können.
Unter Kalender integrieren kann eine URL generiert werden, um von anderen Anwendungen aus (z.B. Microsoft Outlook, Apple Kalender) auf die eigenen Anlässe zuzugreifen. Achtung: Diese Adresse nur an Personen weitergeben, die alle Termindetails sehen dürfen. Bei einem Missbrauch kann die URL hier auch zurückgesetzt werden. Alle Kalender die noch die alte Adresse kennen, können die Anlässe danach nicht mehr anzeigen.
- Um einen Web-Kalender zu abonnieren, öffnest du zunächst den Kalender im Web und suchst nach der Option "Abonnieren" oder "Exportieren". Kopiere dann die URL zur Kalenderdatei, die angezeigt wird.
- Öffne nun deinen E-Mail-Klienten oder Kalender-App auf deinem Smartphone und suche nach der Option zum Importieren oder Abonnieren eines Kalenders. Füge die URL zur Kalenderdatei ein, die du zuvor kopiert hast.
- Konfiguriere nun die Einstellungen für den abonnierten Kalender, wie beispielsweise die Farbe oder Benachrichtigungsoptionen, falls verfügbar. Speichere die Einstellungen und synchronisiere deinen Kalender, um sicherzustellen, dass die abonnierten Termine und Ereignisse in deinem E-Mail-Klienten oder Smartphone-Kalender angezeigt werden.
- Bitte beachte, dass die Schritte je nach E-Mail-Klienten oder Kalender-App variieren können, aber der grundlegende Prozess sollte ähnlich sein.
Mit einem aktiven Login zur Datenbank hast du jederzeit Zugriff auf deine Daten/Profil und kannst diese einsehen oder anpassen. Die Mitgliedschaft in den Ebenen (Schar XYZ) und deine Rollen (Mitglied/Ehemalig) bestimmen von wem, wie und welche deiner Daten verwendbar sind.
Vereinfacht gesagt, teilst du die Zuständigkeit und Verantwortung über deine Daten mit den Vereinen, denen du zugehörig bist. Falls du eine Vorstand-Aufgabe (kontaktrelevante Rolle) hast, können dich alle anderen Menschen mit diesen Rollen sehen: Kontaktrelevante Menschen sehen sich gegenseitig auf der Datenbank.
Beim Zuteilen von Rollen werden die jeweiligen Berechtigungen und Abhängigkeiten direkt in der Datenbank beschreiben. Die Hierarchie der Datenbank und das Berechtigungskonzept beschreibt die Thematik technisch wie auch mit konkreten Beispielen:
Hierarchie und Berechtigungen der jubla.db Datenbank: https://github.com/hitobito/hitobito_jubla#jubla-organization-hierarchy Hitobito Berechtigungskonzept: https://hitobito.readthedocs.io/de/latest/access_concept.html